إذا لم تقرأ تدوينتي الاولى بعنوان “الدماغ ليس مخصصا لحفظ كل شيء” والذي تحدثت فيها عن تنظيم الأمور وتسجيلها وفلسفة GTD فمن الأفضل أن تعود إليها لأن هذه التدوينة هي إستمرار للأفكار التي طرحت هناك.
ماهي المشاريع التي ينبغي علي تسجيلها؟
تحدثت في التدوينة السابقة عن الحاجة إلى كتابة وتسجيل كل مشاريعك في نظام خارجي مثل، برنامج حفظ المذكرات، أو مفكرة ورقية، أو أي شيء يناسبك ويسهل عليك البحث الوصول إلى المعلومات بسرعة.
سيعتقد البعض أن عليه القيام بتسجيل المشاريع الكبيرة والمهمة فقط، ولكن الكاتب ينصح بأن تقوم بكتابة كل مشاريعك الحالية والمستقبلية، حتى الأفكار التي تخطر ببالك من فترة لأخرى، مثل إفتتاح عمل جديد او تعلم اللغة الإنجليزية، فكل هذه تعتبر مشاريع، وعليك تسجيلها، فكم من فكرة تخطر ببالك لتجد نفسك تنساها بعد مرور عدة دقائق. لا تقلق، فإذا كنت تعتقد أن هذه الشيء سيسبب تكدس الكثير من الأفكار التي لافائدة منها فعليك الإنتظار لمرحلة المراجعة الأسبوعية الذي سأتحدث عنها في هذه التدوينة أيضاً.
في يوم من الأيام
فكر في إنشاء قائمة بإسم “في يوم من الأيام” تحتوي على المشاريع التي تتمنى القيام بها حين تسنح لك الفرصة.
وجود هذه القائمة مهم من الناحية النفسية، لأن قد يحفزك على محاولة إتمام ولو شيء واحد مما كتب في هذه القائمة وسيجعلك تحس بالرضى عن نفسك لأنك أتممت شيئاً خاصاً بك بعيداً عن ضغوط العمل والمسؤوليات.
عليك أن لاتقوم بملئ هذه القائمة بكل مايخطر على بالك بل تعامل معها بنوع من الواقعية والجدية، وضع أموراً أنت تعلم أنك ستكون قادراً على إتمامها مثل حضور دورة او قراءة كتاب، لاتعاملها وكأنها قائمة أحلامك التي تتمنى تحقيقها مثل شراء سيارة لامبورغيني وبناء قصر كبير (مالم تكن ثرياً طبعاً).
كيف نحسن من قائمة المهام لنحصل على تركيز أكبر؟
سبق لي أن شرحت لك فكرة قائمة المهام لكل مشروع، والتي نستطيع تعريفها بأنها مجموعة من الخطوات المتتالية المطلوبة للإنتهاء من المشروع، ولابد أن تكون هذه المهام واضحة، على غرار “إرسال بريد إلكتروني إلى أحمد أطلب منه إرسال عرض السعر خلال يومين”، فكلما وَضحت المهمة ستكون الأمور أسهل وستتمكن من تنفيذها بسرعة.
وجود خطوات محددة سيجعل الأمور أكثر وضوحاً، لكن هل بإمكانك عقد إصلاح سيارتك في المنزل أو إصلاح الثلاجة في العمل؟ بالطبع لا. لذلك أنت بحاجةٍ إلى تحسين التعامل مع قائمة المهام.
توجد بعض الأمور التي لاتستطيع القيام بها إلا في مكان معين، فإصلاح الثلاجة في بيتك هو أمر يتطلب منك التواجد فعلياً في البيت، ومن هذا المنطلق، وبدل النظر إلى قائمة “جميع” المهام المطلوبة منك لكل المشاريع، بإمكانك تضييق الدائرة إلى المهام التي يمكنك إنجازها الآن وفي مكانك الحالي. ففي العمل قم بالإطلاع على المهام المتعلقة بالعمل والتي يمكنك انجازها هناك، ولاتشغل بالك بالأمور الأخرى، ونفس الشيء في المنزل، مع مرور الوقت ستتعلم فصل الأمور ويقل الضغط على دماغك.
إذا كنت تعتمد على الورقة والقلم لتنظيم أمورك فأعتقد أن تنظيم هذا الشيء سيكون متعباً بعض الشيء، وبإمكانك البحث عن البرامج التي قد تسهل لك عملية فلترة المهام وتسرع من هذا الشيء.
أحد الأمور التي قمت بها في Evernote والذي سبق لي أن تحدثت عنها، هو تقسيم المجلدات إلى (عمل – منزل – مشاريع شخصية…إلخ) وهذا الشيء ساعدني إلى حد ماعلى فلترة مايمكنني القيام بها الآن، مع أنه بالإمكان دمج خاصية الوسوم في البرنامج لجعل الأمور أكثر سلاسة إلا أنني ميال إلى التبسيط. للحقيقة Evernote ليس مصمما للعمل وفق مفهوم GTD مثل Omni Foucs مثلاً، إلا أنني أستخدمه وأحاول تطويعه قدر المستطاع، وبإمكانك تجربة العديد من البرنامج والخدمات التي قد تساعدك، وإليك خدمتين مجانيتين قد تعجبك:
حين تقوم بمعرفة مايجب عليك القيام به الآن ستريح دماغك وستصبح أكثر تركيزاً وستتمكن من إنجاز الأمور بفعالية أكبر من ذي قبل.
المراجعة الأسبوعية
بعد أن قمت بحفظ مشاريعك، وتحديد الخطوات المطلوبة من أجل السير قدماً في كل مشروع، ستأتي الخطوة التالية، وهي المراجعة الأسبوعية.
يجب عليك أن تحدد موعداً لهذه المراجعة وليس بالضرورة أن يكون في نهاية الأسبوع، وخلال هذه المراجهة ستقوم بترتيب وتنظيم الأمور للأسبوع المقبل بالإضافة إلى مراجعة بعض الأمور التي قمت بإضافتها.
عليك أن تراجع قائمة المشاريع، والنظر إلى الأمور الجديدة التي قمت بإضافتها وتقييمها، وثم عليك أن تقرر إذا كنت تريد الإحتفاظ بها، حذفها، أو ربما تعديلها وإضافة مهام جديدة لجعل الأمور أكثر وضوحاً.
دعني أشدد على الحذف، ففي بعض الأحيان نقوم بتسجيل الكثير الأمور التي نظن أنها مهمة، أو أننا سنقوم بها، ولكن حين نعيد النظر سنجد أن بعض هذه المشاريع فقدت قيمتها، أو لم تعد مهمة لأي سبب من الأسباب، وأفضل شيء تقوم به هو حذفها، فأنت تريد أن تبقي قوائمك نظيفةً وواضحةً قدر المستطاع، فكتابة كل شيء وعدم حذفه، أشبه بنقل الفوضى من دماغك إلى مكان أخر، ومع مرور الوقت ستعاني من تكدس المشاريع الكثيرة وسيعود الإحساس بالضغط والضياع.
لنا عودة مع المزيد من الأفكار من كتاب Getting Things Done والتي أتمنى أن تساعدكم على تحقيق إنتاجية افضل.
