بدأت قبل فترة في قراءة كتاب Getting Things Done لديفيد ألن الذي سمعت عنه لأول مرة في بودكاست Hello Internet.
بحسب أحد مقدمي البرنامج فإن هذا الكتاب قدم له العديد من الأفكار التي ساعدته في التغلب على مشكلتّي الإحساس الدائم بعدم وجود وقت كافٍ للقيام بالأمور المختلفة والتفكير المشتت وهي أمور يعاني منها الكثير من الناس (وأنا على رأسهم) بفضل سيل المعلومات والتنبيهات التي نتعرض لها يومياً.
الكتاب منذ البداية يحاول أن يقنعك بمفهوم جديد وهو أن “دماغك ليس مخصصاً لحفظ كل شيء” وأن سبب إحساسك الدائم بغرقك في المشاريع الغير منتهية والتفكير المشتت هو محاولتنا ابقاء الكثير من الأمور في أدمغتنا بدون أي تفريغ، أو مراجعة، وهذا الشيء يجعل الدماغ يمتلئ تدريجيا مثل القرص الصلب ويبدأ في التباطؤ مع مرور الوقت.
قم بتسجيل كل شيء
الحل هنا هو إستخدام نظام يساعدنا على تخزين كل المهام والمشاريع الموجودة والتي قد تطرأ علينا، وهذا النظام قد يكون على شكل برنامج معين على جهاز الكمبيوتر او حتى مذكرة ورقية، ويفضل أن يكون هذا النظام سهلاً وسريعا يسهل عليك عملية إضافة المعلومات بشكل سريع.
وجود هذا النظام الخاص بالتفريغ سيساعدك على تخفيف العبئ على دماغك ودفعه إلى حفظ كل شيء. كما أنه سيساعدنا على إلقاء نظرة أشمل لكل الأمور التي نريد القيام بها بدل أن نجترها من الذاكرة في كل مرة لنعرف مالذي نريد القيام به.
عليك أن تدرب نفسك على أن تقوم بهذا الشيء بشكل مستمر وفي كل مرة تصادف فيها مهمة او مشروعاً جديداً ولاتستطيع أن تقوم بها بشكل مباشر يجب عليك حفظه في النظام التي قررت إستخدامه من أجل العودة له لاحقاً وتحرر دماغك من الحاجة إلى حفظ هذه المعلومة بشكل مستمر.
بعد قرأتي للنصيحة الأولى أحببت أن أطبقها بشكل علمي قررت أن أقوم “بتفريغ” كل المشاريع التي تملئ دماغي في نظام معين وقررت أن أستخدم برنامج Evernote لهذه المهمة. قمت بإنشاء مجموعة من التصنيفات الفرعية في مجلدات خاصة (عمل – شخصي – منزل – عائلة…إلخ) ومن ثم بدأت في وضع كل المشاريع والمهام الصغيرة والكبيرة حسب التصنيف المناسب لها.
لا أريد أن أدعي أن هذا الشيء قلل نسبة التشتت بشكل كبير لكنني أحسست ببعض التحسن لأن الأمور أصبحت أوضح بالنسبة لي.
وضع مخطط للسير
بعد أن قمت بتسجيل قائمة المشاريع والمهام الأولية عليك الآن الدخول في تفاصيل كل مهمة ووضع مخطط السير والأشياء التي يتوجب عليك القيام بها من أجل أن تحرز أي نوع من التقدم.
لنفترض أنك تخطط للذهاب إلى إجازة وأنك لم تنتهي من ترتيبات السفر، خطوتك التالية ستكون الإتصال بمكتب الطيران من أجل حجز التذاكر، ويليها الترتيب لحجز الفندق…إلخ. كل من هذه الخطوات المذكورة تقربك من الإنتهاء من هذا المشروع.
البعض سيقول أن هذه الخطوات بديهية وهو محق ولكن من الأفضل لك أن تكتبها بشكل منظم خارج دماغك لأن هذا سيسهل عليك معرفة ما الذي يتوجب عليك القيام به في كل مشروع بنظرة سريعة بدل محاولة تذكر خطوتك التالية.
لك أن تتخيل أنك تخطط لخمسة مشاريع مصغرة مابين المنزل والعمل، محاولة تذكر كل ماتريد القيام به أمر متعب قليلاً في حين أنك لو قمت بحفظها في برنامج معين او حتى كتابتها في مذكرتك سيسهل عليك معرفة الأمور التي يتوجب عليك القيام بها بشكل أسرع.
نصيحة اخيرة فيما يتعلق بوضع الخطوات الخاصة بكل مشروع وهي أنه في حالة كانت الخطوة تتطلب أقل من دقيقتين فمن الأفضل القيام بها الآن بدل التأجيل لأن دقيقتين لاتعتبر وقتاً كثيراً (مثلاً الرد على الرسالة الإلكترونية او إرسال دعوة لأحدهم عبر البريد الإلكتروني).
هذا مالدي الآن من نصائح من كتاب Getting Things Done وسأحاول الكتابة عن هذا الشيء بشكل مستمر خلال الفترة القادمة.
