كانت الاجتماعات من ضمن الأمور التي تحدث عنها إريك شميدت في كتاب “How Google Works”. وأي شخص عمل في شركة كبيرة يعرف أن الكثير من الاجتماعات تعتبر مضيعة للوقت لذلك يحاول مؤلفوا الكتاب تقديم مجموعة من النصائح لجعل الاجتماعات أكثر فعالية.
ملاحظة: أنا لم أقم بنقل النقاط حرفيا بل قمت بإعادة صياغتها بما أراه مناسباً وأتمنى أن تكون واضحة.
- في كل اجتماع يجب أن يوجد شخص واحد يتخذ القرار النهائي، فبعد أن يتم طرح كل الحقائق والوقائع والتناقش فيها يجب أن يتخذ شخص واحد القرار وهو سيكون المسؤول عن هذا القرار.
- مُتخذ القرار هو المسؤول عن كل شيء: بمعنى أنه هو من يحدد أهداف الاجتماع ويضع الأجندة ويحدد من يحضر وبعد الاجتماع هو المسؤول عن تلخيص الاجتماع وإرساله لكل الحاضرين.
- حتى لو كان الاجتماع بغرض تبادل المعلومات فقط بدون اتخاذ أي قرارات فلابد أن يكون هناك مدير لهذا الاجتماع يحدد الأجندة ويدعوا الآخرين ويتأكد من أن الاجتماع سار حسب المخطط.
- إذا كان الاجتماع غير مجدي قم بإيقافه: في الكثير من الأحيان سوف تجد أن الاجتماع يخرج عن المسار أو أنكم لاتحققون أي نتيجة لذلك على مدير الاجتماع أن يسأل الحاضرين إذا كانوا يعتقدون أن الاجتماع غير مجدي وأن عليهم إيقافه والمتابعة في وقت آخر.
- من الأفضل أن لايتجاوز عدد الحاضرين ثمانية أشخاص: كلما زاد عدد الأشخاص كلما قل التفاعل لأنه لايوجد وقت ليدلي الكل برأيه لذلك من الأفضل أن يحضر الناس الذين لهم دور فعلي في اتخاذ القرار وبإمكانك مشاركة النتائج مع الآخرين في وقت لاحق.
- الحضور ليس إجبارياً: إذا كان وجودك ليس ضرورياً اعتذر عن الحضور مسبقاً او اخرج من الاجتماع حين تحس أن مايُطرح لايحتاج وجودك.
- حافظ على الوقت: على مدير الاجتماع أن يلتزم بالوقت الذي وضعه قدر الإمكان وأن يخصص مجالا من الوقت قبل إنهاء الاجتماع لتلخيص كل ماتم الإتفاق عليه.
- حاول أن تكون مُرَكِزاً في الاجتماع بدل ممارسة تعدد المهام: بعض الناس يظن أنه بالإمكان أن يحضر الاجتماع وأن يستخدم اللابتوب في نفس الوقت وهو أمر غير مجدي ويجعل حضورك أقل فعالية.
